辦公室日常接待禮儀

辦公室日常接待禮儀集錦

　　辦公室是一個人員云集，體現職場專業性與效率的辦公場所，辦公室禮儀代表著一個企業的企業文化，體現著員工的精神面貌和良好的職業素質，以下是小編為您整理的辦公室日常接待禮儀相關資料，歡迎閱讀！

　　辦公室日常接待禮儀1

　　打招呼

　　當客人來到時，應馬上放下手中的工作，并起立向來客問候致意，做自我介紹。

　　如果是約好的客人，可以這樣說：“早晨好，您是王總吧？我是李總的秘書張洋，李總正在等您。”

　　如果是沒有約定的客人或第一次來訪的客人，可以這樣說：“您好！這里是總經理辦公室，我是經理秘書張洋，對不起，請問您貴姓？是哪個公司的？有什么事情嗎？”。明確對方身份、來訪目的后，應立即通報領導。

　　如果客人需要等候一段時間，秘書應簡要說明原因，如：“對不起，李總經理正在處理一件緊急事情，請您稍等一會兒。”然后安排好恰當的座位請客人坐下，并為其提供飲水以及一些書報雜志等，以免冷落客人。

　　招待—座次

　　秘書引導或陪同客人去面見領導時，到達接待室后應將客人引至上座的位置上。引導就座時，長沙發優于單人沙發，沙發椅優于普通椅子，較高的座椅優于較低的座椅，距離門遠的為最佳的座位。

　　招待—奉茶

　　待客時，應該為客人準備如茶水、咖啡或飲料等。通常以茶待客的方式較多。因此，應掌握必要的敬茶禮儀。

　　（１）奉茶的方法。上茶應在主客未正式交談前。正確的步驟是：雙手端茶從客人的左后側奉上。要將茶盤放在臨近客人的茶幾上，然后右手拿著茶杯的中部，左手托著杯底，杯耳應朝向客人，雙手將茶遞給客人同時要說“您請用茶”

　　（２）奉茶的.順序。上茶應講究先后順序，一般應為：先客后主；先女后男；先長后幼。

　　（３）奉茶的禁忌。盡量不要用一只手上茶，尤其不能用左手。切勿讓手指碰到杯口。為客人倒的第一杯茶，通常不宜斟得過滿，以杯深的２／３處為宜。繼而把握好續水的時機，以不妨礙賓客交談為佳，不能等到茶葉見底后再續水。

　　辦公室接待禮儀

　　一、儀容儀表

　　1、服裝：服裝穿著要與之協調，以體現權威、聲望和精明強干為宜，男士最適宜黑、灰、藍三色的西服套裝、領帶；女士則最好穿西服套裙、連衣裙或長裙；男士不要穿印花或大方格襯衫；女士則不宜穿露、透、短的衣服；辦公室不允許穿奇裝異服和不雅的服飾，不要穿破、爛、臟服裝，特別要注意領口、袖口衛生。鞋子應保持清潔，不穿帶釘子的鞋。

　　2、頭發：頭發要經常清洗，保持清潔，做到無異味，無頭皮屑，男士的頭發不宜過長，前不過眉，兩邊不過耳，后不過肩，不剃光頭；女士盡量不留披肩發，劉海不過眉毛。

　　3、面部：女士員工要淡妝上崗，不允許濃妝艷摸；男士不能留長胡須，胡須要經常修剪。

　　4、指甲：指甲要經常修剪，不宜過長；女士員工涂指甲油盡量用淡色。

　　5、口腔：要經常保持清潔，上班前盡量不要喝酒或吃有異味食品。

　　二、行為舉止禮儀

　　員工在辦公室應保持優雅的姿勢和動作，要求做到：

　　1、站姿：兩腳站直，腰背挺直，胸膛自然，頸脖伸直，不聳肩，會客及出席儀式或在領導、長輩面前不得把手叉抱在胸前。

　　2、坐姿：要坐端正，雙腿平行放好，不得傲慢地把腿伸前或伸后，要移動椅子時，動作要輕，放好在座。

　　3、出入辦公室：進入時，要先輕輕敲門，聽到應答后再進，進入后應回手關門，動作要輕，不能粗暴；進入后，不要隨意打斷對方講話或隨口插話，如有急事時，先說聲“對不起，打斷你們談話了”，再說自己的事情。

　　4、遇見領導、同事時，應點頭行禮，表示問候、致意。

　　5、辦公室不要大聲喧嘩，不說閑話、是非話。

　　三、接訪、接待禮儀

　　1、接訪禮儀：

　　來人時，要按照一起身、二詢問、三讓座、四倒水、五解答或辦理、六送客六個環節來操作，態度熱情，語氣平和。

　　需引薦領導時，經報告允許后予以引薦。

　　領導不在時，應根據事情的輕重緩急電話報告領導。未能和領導聯系上的，當日內要報告領導。

　　2、接電禮儀：

　　（1） 來電時，應在響應5聲內接起。

　　（2） 辦公室及值班人員要堅守崗位，確保辦公室電話暢通。 接打電話時，要注意使用文明用語，談話事項及時登記并通知有關領

　　導及個人。

　　3、打電話禮儀：

　　選擇適當的時間機會。不適合打電話的幾種情況：剛上班的半個小時之內，快下班的半個小時之內，早、中、晚吃飯及午休時間，休閑度假時間不打公事電話。最好的時間為上午9點，下午3點半。 公事最好掌握3分鐘原則，長話短說，廢話少說

　　4、泡茶禮儀：

　　裝茶時，用茶匙向空杯內裝入茶葉，切忌用手抓茶葉，以免手氣或雜味混淆茶葉的品質。請客人喝茶時，要將茶杯放在托盤上端出，并用雙手端出。茶杯放在客人的右手上方。

　　四、辦公室同事相處禮儀

　　1、真誠合作

　　同事之間屬于互幫互助的關系，只有真誠合作才能共同進步。

　　2、同甘共苦

　　同事的困難，應主動問詢，在力所能及事應盡量幫忙，這樣會增進雙方的感情，使關系更加融洽。

　　3、公平競爭

　　同事之間競爭是正常的，有助于同事成長，但記住是公平競爭，不要在背后做損人不利己的事。

　　4、寬以待人

　　同事之間相處，一時的失誤是不可避免的，如出現失誤，首先向對方致歉，征得對方的諒解；對雙方的誤解要盡快主動向對方解釋說明，不可小肚雞腸，耿耿于懷。

　　5、公司內與人相遇應相互問候或點頭致意，與公司領導相遇應停止行進行問候或行點頭禮。

　　辦公室日常接待禮儀2

　　一、及時接聽

　　如果電話鈴聲一響起，就應立即放下收頭的事去接聽。如果接聽不及時，就會反映出一個人散漫的態度，而且應該親自接聽電話，輕易不要讓他人代勞，尤其是不要讓小孩干代接。

　　在接電話時，我們提倡“鈴響不過三”：接聽電活以鈴響三聲之內接最適宜。吧要鈴響許久，才姍姍來遲。也不要鈴響過一次，就拿起聽筒。這樣會讓打電話的人大吃一驚，如有持殊原因致使鈴響許久后才接，要在和劉方通話時向對方說明情況，棱示歉意。

　　正常情況下，不允許不接聽來電，特別是“應約而來”的電話。就像敲門一樣。如果剛敲第一聲門你就開門，就會讓對方嚇一跳，而且還會認為你清閑得聚精會神地等著別人來敲門。如果門被敲了很多省還沒有回答，又會被認為沒有人在，或者是不想理。

　　二、確認對方

　　一般情況下.對方打來電話后都會主動介紹自己。如果對方打來電話，沒有主動介紹自己或者自己沒有聽清楚，你就應該主動問;“請問您是哪位價 我能為您做什么?您找哪位?”但是，人們習慣性的做法是，拿起電話聽筒后便會向對方盤問：“喂：哪位”這讓對方會感到阿生而且感情疏遠，缺少人情昧。接起電話。拿起聽筒后應首先自我介紹：：“您好，我是某某某”

　　三、非常規電話的處理

　　如果接到打錯的電話，不要發怒更不能出口傷人，正確做法是簡短向對方說明情況后掛斷電話。有時候接起電話，問候多聲卻聽不見對方說話，這時絕對不可以不外青紅皂白，認為是惡意騷擾電話而破門大罵。因為，這種情況極可能由電話線路問題引起。使你聽不見對方的聲音，但是對方能聽見你聲音。萬一對方是你的客戶或上級，聽到你在這端破口大罵，會造成什么樣的后果。如果對方是惡意騷擾的話，應簡短而嚴歷地批評對方。不必長篇大淪，更不應該說臟話;如果問題嚴重，可以考慮報警解決。

　　四、分清主次

　　1.接聽電話要專心，與其他人交談，邊聽電話邊看文件、看電視那是很不禮貌的行為，吃東西邊是失禮。

　　2.如果在會晤貴賓或會議期間接到電話，可向其歉意地說明不能立即通話的原因，并求諾稍后再聯系。

　　3.接聽電話時如果有別的電話打進來，千萬不要不理睬，因為很可能是急事。可請求正在通話的一方稍等片刻，并對其講明原因，然后立即去接另一個電話，問清情況后先訪對方稍候，或晚會兒再打進來，之后再繼續和前者通話。

　　4.不能因為圖清凈隨便撥下電話線。

　　五、規范地代接電話

　　代別人接電話時。要特別住意講話順序，首先要禮貌地告訴對方來歷才能問對方是何人，所為何事，但不要詢問對方和所找人的關系。

　　1.尊重別人隱私。代接電話時，忌遠遠地大聲召喚劉方要找的人。不要旁聽別人通話、更不要插嘴。不要隨意擴散對方托你轉達的事情。

　　2.記憶準確要點：如果對方要找的人不在，應先詢問對方是否需要代為轉讓。如對方有此意愿，應照辦。最好用筆記下對方要求轉達的.具體內容，如對方姓名、單位、電話、通話要點等，以免事后忘記，對方講完后，應再與其驗證一遍，避免不必要的遺漏。

　　3.及時傳達內容。代接電話時，要先弄清對方要找誰，如果對方不愿問答自已是誰，也不要勉強。如果對方要找的人不在，要如實相告，然后再詢問對方“還有什么事情?”這二者不能顛倒先后次序。之后要在第一時間把對方想要傳達的內容傳達到位。不管什么原因、都不能把自己代人轉達的內容，托他人轉告。

　　六、錄音電話

　　1.留言制作要規范。留言內容一般包括這么幾項：問候語、機主姓名和單位、致歉語、留言的原因、對來電者的要求以及道別語等。

　　2.如非很必要，盡量少使用錄音電話，要及時處理錄音電話上打進來的電話。

　　辦公室電話接待須知

　　文明應答

　　對方打來電話，一般會自己主動介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚，就應該主動問：“請問您是哪位?我能為您做什么?您找哪位?”當對方說明要找的人后，應說“請稍等”，然后找受話人。如果受話人雖在，但有事無法分身，可禮貌地向對方解釋并提出建議，以免浪費對方時間，如“王先生現在正忙，您過5分鐘再來電話吧?”如果對方要找的人不在，可以禮貌地解釋并提出建議，如“王先生不在(不在的原因)，我能幫您什么忙嗎?”

　　認真傾聽

　　在接電話的過程中，應避免打斷對方的講話，可視情況用“嗯”、“是的”、“對”、“知道了”等作答。沒有聽清聽懂，致歉后再請求對方重復。對重要的內容應記錄，并請求對方重復確保無誤。在電話交談結束時，應謙恭地問一下對方：“請問您還有什么事情嗎?”當確認對方已經講完之后，方可結束通話。掛電話時，切忌沒有致結束語就掛機或是掛機動作突然、用力過大，使對方產生誤解。

　　接聽細節

　　從拿起聽筒到放聽筒，整個過程都有禮儀規范，不可疏漏任何一個環節。接聽電話時，應注意嘴和話筒保持4厘米左右的距離;要把耳朵貼近話筒，仔細傾聽對方的講話。講話時，聲音不宜過大或過小，吐詞清晰，保證對方能聽明白，絕不能叼著香煙、嚼著口香糖。要多用“您好”、“請”、“謝謝”、“對不起”、“不客氣”等文明用語，而不能用失禮的“喂”來稱呼對方;當對方要找的人不在時，接電話人也不要主動打聽對方的來意。

　　聲音親切

　　拿起電話聽筒的時候，一定要面帶笑容。不要以為笑容只能表現在臉上，它也會藏在聲音里。你在微笑，電話就會傳遞你的微笑;你是快樂的，電話也會傳遞你的快樂。親切、溫情的聲音，會讓對方對你產生良好的印象。如果繃著臉，聲音會變得冷冰冰。即使你看不到和你通話的人，你也要像他們就在你的面前一樣對待他們。他們一直在注意著你的聲音，包括語調和心情，你需要把你全部的注意力投入到電話中。

　　做好記錄

　　電話接聽記錄是辦公室工作的重要文檔資料，是領導安排工作、調度工作、上情下達、檢查督促、界定責任的重要依據。辦公室工作人員要養成這樣一種習慣：用左手接聽電話，右手拿好紙筆，隨時記錄有用信息。如會議通知就要準確記錄會議名稱、開會時間、地點、座位號及會議要求，并及時將情況報告相關領導及參會人員。

　　辦公室日常接待禮儀3

　　著裝儀容規范

　　不要忽視辦公室著裝。如果你看上去干凈利落、衣著整潔，自己也會感覺良好、自信十足。注意，在穿著上不要百無禁忌，過于招搖。新進單位的人要根據自己工作性質、職位選擇適宜的服裝。不要穿過于追逐時尚;過于休閑的服裝，相對保守正規一些的服裝會給人留下好感。此外，要是你整天“標新立異”，想辦法從外觀上引起上司或者同事們的“視線”的話，上司或者同事們反而會認為你不把心思放在工作上，工作肯定不會太認真。

　　來訪者接待

　　前臺在崗位上一般是坐著的。但遇到有訪客來時，應立即起身，面朝向來訪者點頭、微笑致意：“您好，請問您找一位?”、“有預約嗎”。知道找誰，并確認是預約之后，請來訪者稍等，立即幫其聯系。如果要找的人正在忙，可以請其稍等，用規范的儀態引領來訪者入座倒水。如果等了很長時間，訪客要找的人還在忙，要關照一下來訪者并說向其說明，不要扔在那里不管。

　　如果來訪者要找的沒有出來接，讓其自己過去，前臺接待應該用規范的手勢指引如何去，或者帶來訪者去。如果來訪者要找的人的辦公室門即使是開著的，也要先敲門，獲得許可后再請來訪者進入，為來訪者倒好茶后，前臺就要返回崗位。當然，如果前臺只有一位的話，直接指引來訪者就行了。

　　如果來訪者知道找誰，但沒有預約，辦公室前臺要打電話問問，告訴相關同事或領導助理/秘書，×××單位的.×××來訪，不知道是不是方便接待。出于對來訪者的禮貌和方便拒絕時的得體處理，即使是要找的同事或者領導親自接，都可以當作是其他人接的電話，再詢問。這樣在來訪者聽來，即使電話那頭沒有答應接待，也不是他要找的人直接拒絕的，為一下步的處理留下了余地。

　　接電話禮儀

　　辦公室前臺接起電話的聲音要不急不慢，并終保持輕松、愉悅的聲調，不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。接電話中，要勤說“請問”、“對不起”、“請稍等”之類的謙詞。

　　在電話鈴響的第二、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要說“您好，×××(辦公室名稱，如果辦公室名稱較長，應用簡稱)”，忌以“喂”開頭。如果因故遲接，要向來電者說“對不起，讓您久等了”。對知道分機號碼或者轉向具體人姓名的電話，可以禮貌地說“請稍等”，并馬上轉接過去。

　　如果要求轉接領導電話、對方又知道領導姓名，不知道分機號的話，就要禮貌地詢問，對方是誰、哪個單位的。如果是如廣告、變相廣告之類的電話，應該用禮貌的借口擋駕，或者轉到相關部門處理。

　　鑒于前臺每天要接很多電話，為防止嗓子出現意外，要隨時準備水，以滋潤嗓子，隨時保持良好的聲音效果。

　　辦公室接待迎送的禮儀

　　俗話說：“出迎三步，身送七步。”這是迎送客人的最基本禮節。送別客人時，秘書應根據實際情況，將客人送至辦公室(或接待室)門口，或送至電梯口，或送至單位的大門口等，與客人握手道別，必要時還要為客人打開車門。送別時一定要注意的是，不管送到哪里，都要面帶微笑，揮手目送客人遠去。握手道別時，主人一般不宜先伸手，以免給人造成“逐客”的誤會。

　　重要的訪問應當舉行一定的歡送儀式，歡送儀式可在交通場所或特定的地方舉行。必要時，要安排送賓線，即在送賓時，為了表示隆重，同時也便于主客雙方相互話別，主方人員列隊送別來賓。送賓線的人數及安排與迎賓類似。同時，有時還可安排送花。送別時，可用芍藥花、胭脂花等，也可加楊柳、杉枝表示祝福和惜別，同迎接時送花一樣，也要注意有關的禁忌。

　　辦公室日常接待禮儀4

　　一、接待準備

　　（一）環境準備

　　秘書應注意接待室的布置。應布置得清潔、整齊、美觀，讓客人一走進來就感到這里的工作有條不紊，充滿生機。接待來訪的地方應準備好座位、茶水，還應有一部電話，有條件的情況下還應有復印設備、傳真機、電腦等。最好能在接待室的墻上掛一面鏡子，它可以提醒接待人員隨時修飾自己的儀容，始終表現出優雅的儀表和風度。為使接待室內顯得生機盎然，可在窗臺，屋角擺些盆景或花卉。為了方便來客進屋后有放衣物的地方，應準備衣帽架。要使來訪者排解等待的時間，可備一些書報雜志、單位介紹等材料等。

　　（二）心理準備

　　秘書接待禮儀的基本要素是“誠心”。待人接物應熱情開朗、溫存有禮、和藹可親、舉止大方而靈活，克服那種“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”的儀表舉止。

　　優秀的秘書還應有對各種來客如何應對的心理準備，來訪客人大致可以分為三類：

　　1．直接關系的來客，如客戶、股東、單位內部高級人員等。

　　2．間接關系的來客，如稅務、媒體記者等。

　　3．與工作無關的來客，如上司的朋友、宗教團體、員工家屬等。

　　秘書要在接待中對各類訪客都能以機敏爽快，笑容可掬的態度處理好，使客人有“如沐春風”之感，那就是秘書的成功表現。

　　二、接待禮儀

　　迎客、待客、送客是接待工作中的基本環節。

　　秘書人員接待來訪的客人，必須遵循禮貌、負責、方便、有效的原則。

　　（一）親切迎客

　　當你看見客人進來時，應馬上放下手中的工作，抬起頭來朝來人微笑，或從椅子上站起來，禮貌地招呼一聲“你好，歡迎光臨”。一般情況下不用主動和來訪者握手，除非來者非常重要或年事很高，但是如果來者主動把手伸過來，你不要使對方的手懸空，要順其自然。對于預約的'訪客或未預約的訪客都要熱情待之，

　　靈活處之。

　　（二）熱忱待客

　　在帶領客人時，要配合對方的步幅，在客人左側前一米處引導。在引路時，上體稍向右轉體，左肩稍前，右肩稍后，側身向著來客，保持兩三步距離，可邊走邊向來賓介紹環境。要轉彎或上樓梯時，先要有所動作，讓對方明白所往何處。到達會客室前要指明“就要這里”，先敲門，再開門。如果門是向外開的，用手按住門，讓客人先進入；如果門往內開，你先進入，按住門后再請客人進入。一般右手開門，再轉到左手扶住門，面對客人，請客人進入后再關上門，通常叫做外開門客先入，內開門已先入。

　　進入后，引導座位的禮節是：通常請賓客坐上位系指離入口處較遠的位子。西方國家通常認為右為上，因此入座時常請賓客坐在主人的右側。在座位中，一般長沙發留給客人，以單沙發為下座。圖示如下：

　　會客廳：A——1號賓客B——2號賓客C——上司D——秘書

　　對于雙邊談判，通常賓主分坐長型桌子的兩邊，若長桌與入口處垂直，則正

　　對門的一側為上座，歸客方坐；背對門的一側是下座，由主方坐。若長桌與入口處平行，則以進門時右側為上座，歸客方坐；進門時左側為下座，歸主方坐。圖示如下：

　　會談室：主方五位會談手順序為：1、2、3、4、5

　　客方五位會談手順序為：A、B、C、D、E

　　接待客人時，要主動取過客人的傘、帽子、外套，放在衣帽架上，并說“幫您掛在這兒”。秘書在退出會客室，要關上門時，不要背對訪客，而以正面倒走方式退出。

　　遞送茶水飲料，通常是先賓后主，應是在客人就座后，未開始談正事前的時候。退出時，要端著托盤輕輕彎腰敬禮，靜靜退出，通常要面對客人倒退幾步，在離開客人的視線后再轉身背對客人退出。

　　（三）禮貌送客

　　“出迎三步，身送七步”是迎送賓客最基本的禮儀。如果以小轎車送客人時，要注意乘車的座位次序，通常是“右為上，左為下，后為上，前為下”。若下車專備有小車司機，那么后座右位為首位，左側次之，中間再次之，前座右側殿后。上車依座位尊卑排列次序來進入，下車時，則依相反次序出來。通常入左座進左門，入右座進右門，上車應從車后繞行。如果是主人親自駕車送客，若只有一位客人，則應陪坐于轎車前座；若主客坐前座外，其他賓客則依次再坐后右、后左、后中，若中途主客先下，則后右座客人應改坐前座陪同主人。圖示如下：

　　吉普車：轎車：

　　在招呼上車安排座次時，要以客為主，主動上前拉開車門，扶住門框，做出“請上”的手勢。若秘書跟車送客，到了目的地下車時要比客人早一步下去，替客人開車門。

　　三、國際交往的禮儀原則要點：

　　1．注重教養。注意舉止，講究禮儀，遵時守約。

　　2．使用禮貌用語。在國際交往中“你好”|“請”、“謝謝”等禮儀語言具有極商的使用頻率。

　　3．尊重不同國家的習俗。應了解各國禁忌。

　　4．尊重隱私。例如“不問婚否、經歷、收入、地址”。

　　5．女士優先。要求男士在任何場合，從各個方面照顧、幫助婦女。

　　6．不卑不亢。要保持人格平等。

　　辦公室日常接待禮儀5

　　辦公室訪客接待禮儀

　　1.行政文員負責回答訪客的詢問，了解來訪目的，協助作好訪客登記，通知相關部門人員接待。

　　2.部門會議及訪客接待由部門相關人員跟進。

　　3.訪客接待基本技能：既要機敏，又要有禮貌。要殷勤懇切，只要訪客一走進辦公室或辦公桌前，就該面帶笑容地打招呼。要替事先不曾約定的訪客著想，仔細傾聽這種沒預約的訪客解釋他的來意與理由。如果不能安排當時會見，就表示遺撼，并為他安排以后會見。按順序請訪客進去，可按事先安排次序或以到達先后為次序。要做好訪客登記，記上時間、名字、職務、來訪目的和業務關系，以及通訊地址等。

　　4.訪客接待基本禮儀：

　　4.1客人來訪時，應立刻從椅子上站起來，并禮貌性招呼一聲“您好”，當對方遞過名片來時，應用雙手接過來，并念出對方的姓名和公司名稱。

　　4.2引導訪客到上司辦公室或會客室時，在離位前應先把桌上的文件資料合起并放好，避免讓人看到或遺失。

　　4.3在走廊、樓梯陪同訪客行走時，要配合訪客步調，在訪客右側前一公尺處引導。在轉彎或上樓梯前應先有所指示動作，讓訪客明白所往去處。

　　4.4在到達目的地前，要指明“就在這里”，在打開門之前要先敲門。如果門向外開，應用手按住門，讓訪客先行進入并指引落座;如果門向內開，應先進入，按住門后再請訪客入內。

　　4.5進入室內后，應請客人坐上位(離入口較遠處)，并說“請坐，稍候”。退出會客室時，應以正面倒走方式退出，并關上門，掛上“訪客中”字樣的牌。

　　4.6面談時，應當在適當的時候端飲料(茶、咖啡、奶茶)，飲料應放在盤中端出并放在訪客正面的.桌面上，并做出請用的手式。面談時間過長，應當在適當時間入內添加茶水;面談結束后，應將訪客的物品交給對方，若發現訪客離開后有遺忘之物，應馬上上報處理。

　　4.7部門接待人員在訪客走后，要對會客室進行整理，處理善后事務。為了避免新訪客到來久等，整理工作要利落、敏捷。如距下一位訪客來臨有一段時間，應先開窗通風。煙缸里如有前一位訪客的煙蒂，應馬上清除。總之，無論在何時，或處于何種狀態，部門接待人員都應以最快捷的速度迎接訪客。

　　接待預約訪客

　　看到客戶后，微笑著打招呼。如坐著，則應立即起身。

　　握手和交換名片。

　　將客戶引到會議室。奉茶或咖啡。

　　會談。會談結束。送客。

　　接待臨時訪客

　　確認訪客所在單位、姓名、拜訪對象、拜訪事宜和目的。

　　如本人無時間接待，盡量安排他人接待，不要讓訪客空手而歸。如果暫時脫不開身，則請訪客在指定地點等候，并按約定時間會見訪客。

　　看到訪客后，微笑著問候，并握手和交換名片。

　　如果訪客找的是本人，則直接帶訪客到會議室會談。

　　如果訪客找的是其他人，則迅速聯系受訪對象，告之訪客的所在單位、姓名和來意。

　　依受訪者的指示行事：

　　1、帶到會客室。奉茶或咖啡。告之受訪對象何時到。

　　2、將訪客帶到辦公室，將其引導給受訪對象后告退。

　　3、告訴訪客，受訪者不在或沒空接待，請訪客留下名片和資料，代為轉交。約定其他時間來訪。表示歉意。禮貌送客。

　　奉茶或咖啡

　　準備好杯子、杯墊、托盤、奶精、糖、抹布等器具。各項器具要潔凈、完好無缺。

　　不管份數多少，一律使用托盤端送。右手拿抹布，以便茶水或咖啡灑在桌面上時，可以立即擦拭。

　　先將托盤放在桌面上，再端送給客人。若會客室關著門，應先敲門再進入。進入時面帶微笑，點頭示意。

　　奉茶或咖啡的順序：客人優先;職位高者在先。

　　留意奉茶或咖啡的動作：雙手捧杯，視狀況從客人的正面或斜后方奉上。奶精和糖放在大家方便取用處。

　　雙手拿起托盤，后退一步，鞠躬或致意說一句“打擾了”，然后退出，把門關上。

　　辦公室日常接待禮儀6

　　1、早做準備，保持辦公室優雅環境

　　辦公室平時也應保持優雅、整潔的環境。如有客人來訪，則更應保持較高水平的工作條件。客人來訪，一般是會早打招呼、早有約定的。得知客人來訪消息后，應告知有關部門早做準備，把辦公室收拾得干凈利落。窗戶要明亮，桌椅要整潔，東西要整齊有序，空氣要清新。冬季要溫暖，夏季要涼爽。茶水早備好，對有的客人還可備些水果。如果來客較多，或客人規格較高，來訪的目的又比較嚴肅，也可以在專門的會議室(會客室)接待。會議室(會客室)也應早做準備，以迎客人。

　　2、準備好有關材料

　　客人來訪前的準備工作，除了接待場合(辦公室或會議室、會客室)精心布置外，還有一項重要任務就是材料的準備。客人來訪，是參觀本單位某某部門，還是了解、考察某項工作?是商洽某方面的問題，還是研究相互合作事宜?務必做到心中有數。有關客人來訪的目的，一般對方早已提前告知，應根據雙方商定的會談事宜，或客人的請求，讓有關人員早做準備。需要什么數字、情況、資料，事先提供出來，該打印的打印，該論證的論證，該先拿出初步意見的先統一內部口徑。省得客人來后現找現查，或無法表態，顯得被動。

　　3、工作人員禮貌接待

　　客人到來，要抽調若干工作人員進行接待。接待的.工作人員，有的是服務、禮儀接待，比如引導、倒茶倒水、留飯宴請的熱情招待等;有的是工作需要接待，比如參加會談、介紹情況、參與商討等。無論負責哪方面的工作人員，都應衣著整潔，走路輕盈，儀態大方，待人彬彬有禮。在與客人會談過程中，無關人員應自動退避。至于禮儀、服務人員，應定時敲門而進，倒茶續水，取換毛巾，進行熱情服務;但服務不應影響主客雙方會談，要保持現場的安靜。服務完畢應輕輕退出。

　　4、送客

　　若客人辦事已畢要走，一定要送別。辦公室相關人員也要隨之送行。客人若自備車輛，工作人員可早些通知司機(或由客人方工作人員自行通知)。若需本單位送回，需要早做車輛安排，勿使之久等。可視情況，決定送至辦公室門口或單位大門口。送別時應說些客氣話：“歡迎再來”、“歡迎常聯系”、“接待不周，請多原諒”等。

　　辦公室日常接待禮儀7

　　文秘辦公室接待的禮儀常識

　　(1)接待來訪禮儀

　　人們經常會出于各中原因來辦公室找秘書，所以秘書人員要掌握接待來訪者的禮儀，這不但涉及到組織形象問題，對秘書工作能否順利開展也有很大關系。

　　如果因工作繁忙暫時無法接待來訪者，應首先致歉然后詢問來訪者是稍作等待還是另約時間，切不可讓他人無故等太久。當來訪者是上級或長者時,秘書要站起來握手以示歡迎。來訪者是為了說明某些問題，一定要有耐心聽完別人的話，而且要用你的表情和行為表明你是在認真的傾聽。在交談過程中，不要隨意承諾;當出現矛盾和意見分歧時，要克制自己的情緒，以平和的態度處理。

　　在交談處理事務過程中,能立刻解決或答復的問題要及時處理,不能擺架子或故意拖延時間;對于不能馬上解決的問題，要向來訪者說明理由，另約時間予以解決或商討。如果來訪者來訪時間過長而你又有其他事情要做，可以委婉地提醒或以看手表、起身等行為身體語言告訴對方結束談話。切忌不可以敷衍、不耐煩的生硬態度草草結束談話，給對方留下不良印象，從而影響組織和單位形象。

　　(2)拜訪禮儀

　　對外聯系是秘書工作的重要內容之一，出于各種原因，秘書人員經常要拜訪他人。了解和掌握拜訪禮儀，可以幫書秘書人員圓滿順利地完成工作任務。

　　拜訪時首要的禮儀是準時赴約，一般情況下要提前3—5分鐘到達。萬一出現意外的緊急情況要遲到時，一定要打電話向對方說明理由，表示歉意。為了表示尊重，拜訪一般提前3—5天預約，赴約前一天再次確認一下時間和地點。沒有特別的情況，一般不要突然拜訪，以免打亂對方的工作安排。與求見人見面后,如果是初次見面要主動自我介紹,如果是熟人,也要先問候并握手致意。談話時應開門見山，不要海闊天空，浪費時間。說話時要注意對方的反應，要給對方講話、答復的時間，不要一個人滔滔不絕。對對方的舉動要十分敏感，當對方有結束談話的意思時要及時起身告辭，切忌死賴不走，不知趣。

　　(3)匯報工作時的禮儀

　　向上級匯報工作是秘書的重要工作內容之一。秘書人員掌握正確的匯報工作的禮儀，一方面可以給上級留下良好的印象，同時也可以暢通無阻地和領導交流，提高辦事效率。

　　由于領導工作繁忙，秘書人員和領導約好的談話時間一定要嚴格遵守，不可失約。恪守時間是秘書人員的基本素質要求之一。赴約時不要過早抵達以免領導還沒做好準備而出現難堪的局面;也不要遲到，讓領導等候。進領導辦公室前，要輕輕敲門，經允許后方可入內。如果領導辦公室的門是開著的，也要敲門以提醒領導及時調整好自己的狀態。

　　匯報時，要以注意舉止文雅大方，談吐得體。語速語調適中，吐字清晰。語言簡練，條理清楚。匯報過程中，領導有任何的意見和建議要及時紀錄下來以便談話結束后整理補充原有的材料。匯報結束后，如果領導談興猶濃，不可有不耐煩的表現，要等領導表示結束后方可告辭。告辭時要整理好自己的衣著、座椅等，當領導送別時要主動說“謝謝”、“請留步”等以示禮貌

　　(4)辦公室儀容禮儀

　　在辦公室里，秘書人員要樹立整潔、端莊的個人形象。如果單位有統一的服裝，無論男女都應盡量穿著工作服。如果沒有，在辦公室里要盡量選擇較保守的服裝。男士以西裝為主，女士以職業裝為主。女士的著裝要端莊大方，不要過于暴露或前衛。化妝要以淡妝為主。男士夏天切忌在辦公室穿拖鞋、短褲和背心等衣服。休閑裝、運動裝等也不適于辦公室的工作環境。

　　文秘接待客人的注意事項

　　1、無論接待什么樣的客人，都需做到公平和禮貌，應按先來后到的'原則接待每一個客人。

　　2、無論接待什么樣的客人，都要和顏悅色、千萬不能皺眉頭。

　　3、接待客人時態度要鄭重，但說話要留有余地。

　　4、對于有預約的客人要迅速轉達他的要求，不讓客人等候。

　　5、為避免出錯，對于客人說的一些重要事項要確認一遍。

　　6、盡快記住客人的相貌和姓名，了解他們與本公司的關系。

　　7、要請客人填寫接待登記簿。

　　8、上司沒確認要見的客人，就不要讓他進去。

　　9、在不了解對方身份時，若對方問到上司在不在甚至上司的整個工作日程安排，則不要直接回答在不在，而應盡可能地從對方那里了解一些有用信息。

　　10、陌生客人來訪時，一定要注意聽清有關他的姓名、所在公司等基本情況的介紹;根據情況的不同，對來客的意圖和目的要打聽清楚，但在打聽時不失禮儀。

　　辦公室日常接待禮儀8

　　茶具要清潔

　　客人進屋后，先讓座，后備茶。沖茶之前，一定要把茶具洗干凈，尤其是久置未用的茶具，難免沾上灰塵、污垢，更要細心地用清水洗刷一遍。在沖茶、倒茶之前最好用開水燙一下茶壺、茶杯。這樣，既講究衛生，又顯得彬彬有禮。如果不管茶具干凈不干凈，胡亂給客人倒茶，這是不禮貌的表現。人家一看到茶壺、茶杯上的斑斑污跡就反胃，怎么還愿意喝你的茶呢?現在一般的公司都是一次性杯子，在倒茶前要注意給一次性杯子套上杯托，以免水熱燙手，讓客人一時無法端杯喝茶。

　　茶水要適量

　　放置的茶葉不宜過多，也不宜太少。茶葉過多，茶味過濃;茶葉太少，沖出的茶沒啥味道。假如客人主動介紹自己喜歡喝濃茶或淡茶的習慣，那就按照客人的口味把茶沖好。倒茶時，無論是大杯小杯，都不宜倒得太滿，太滿了容易溢出，把桌子、凳子、地板弄濕。不小心，還會燙傷自己或客人的手腳，使賓主都很難為情。當然，也不宜倒得太少。倘若茶水只遮過杯底就端給客人，會使人覺得是在裝模作樣，不是誠心實意。

　　端茶要得法

　　按照我國人民的傳統習慣，只要兩手不殘廢，都是用雙手給客人端茶的。但是，現在有的年輕人不懂得這個規矩，用一只手把茶遞給客人了事。雙手端茶也要很注意，對有杯耳的茶杯，通常是用一只手抓住杯耳，另一只手托住杯底，把茶端給客人。沒有杯耳的茶杯倒滿茶之后周身滾燙，雙手不好接近。有的同志不管三七二十一，用五指捏住杯口邊緣就往客人面前送。這種端茶方法雖然可以防止燙傷事故發生，但很不雅觀，也不夠衛生。請試想，讓客人的嘴舔主人的`手指痕，好受嗎?

　　添茶要及時

　　如果上司和客戶的杯子里需要添茶了，你要義不容辭地去給他們添茶。你可以示意服務生來添茶。讓服務生把茶壺留在餐桌上，由你自己親自來添則更好——這是不知道該說什么好的時候最好的掩飾辦法。當然，添茶的時候要先給上司和客戶添茶，最后再給自己添，這樣也體現出自己對上司和客戶的尊重。

　　辦公室日常接待禮儀9

　　1、以茶代禮的風俗

　　我國漢族同胞還有種種以茶代禮的風俗。南宋都城杭州，每逢立夏，家家各烹新茶，并配以各色細果，饋送親友毗鄰，叫做七家茶。這種風俗，就是在茶杯內放兩顆青果即橄欖或金桔，表示新春吉祥如意的意思。

　　2、品茗著裝很重要

　　茶的本性是恬淡平和的，因此，品茗禮儀要求著裝整潔大方，女性切忌濃妝艷抹，大膽暴露;男性也應避免乖張怪誕，如留長發、穿乞丐裝等。

　　3、敬茶要注意

　　客來敬茶，這是我國漢族同胞，最早重情好客的'傳統美德與禮節。直到現在，賓客至家，總要沏上一杯香茗。喜慶活動，也喜用茶點招待。開個茶話會，既簡便經濟，又典雅莊重。所謂君子之交淡如水，也是指清香宜人的茶水。

　　4、男女訂婚的茶文化

　　民間男女訂婚以茶為禮，女方接受男方聘禮，叫下茶或茶定，有的叫受茶，并有一家不吃兩家茶的諺語。同時，還把整個婚姻的禮儀總稱為三茶六禮。這是最尊敬的禮儀。這些繁俗，現在當然沒有了，但婚禮的敬茶之禮，仍沿用成習。

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