使用電子郵件的禮儀

時間：2022-12-09 14:04:32 禮儀常識我要投稿

使用電子郵件的禮儀

　　現代社交中，電子郵件、傳真、QQ等網絡已經成為商務交往過程中必不可少的網絡溝通工具。這些工具在使用中同樣要講究社交禮儀，這樣才能體現個人及企業的形象，彰顯公司的水平和實力。

使用電子郵件的禮儀

　　電子郵件是一種利用電子手段提供信息交換的通信方式，通過電子郵件用戶可以用非常低廉的價格，一非常快速的方式與世界上任何一個角落的網絡用戶聯系。因此，電子郵件在傳送過程中也要講究禮儀，尤其是在商務往來中，電子郵件代表著公司的形象，彰顯公司的水平和實力。

　　電子郵件的使用過程中，要注意一下禮儀：

　　不能發送空白標題的郵件，標題要簡短并反映郵件的內容和重要性。回復對方郵件時，可根據需要更改標題，不要RERE一大串。恰當稱呼收件者并拿捏尺度。可以以職務相稱，不熟識的情況下可用“X先生”、“X小姐”。要分清對方性別。郵件開頭與結尾要有問候語。郵件正文要簡明扼要，行文通順，注意郵件的論述語氣。合理提示重要信息并搭配合理的圖片輔助闡述。如果有附件，應在正文提示收件人查看附件。數目較多時應打包壓縮成一個文件。結尾的簽名信息不宜過多切不要只用一個簽名檔，文字要與正文相匹配。要及時回復郵件，不就同一問題多次回復討論。要區分replay 和reply all。正確使用發送、抄送、密送。

　　目前，在商務交往中，經常需要將某些重要的文件、資料、圖表即刻送達身在異地的交往對象手中。傳統的郵寄書信的聯絡方式，已難于滿足這一方面的要求。在此背景之下，傳真便應運而生，并且迅速走紅于商界。

　　使用的先后問題。當你有一份很長的傳真需要發出去時，而輪候在你之后的同事只需傳真一兩頁時，應讓他先用。在公司里一般不要發私人傳真稿件。如果遇到傳真紙用完時，應及時更換新傳真紙。如果遇到傳真機出故障，應及時找出原因，先處理好再離開，如不懂修理，就請別人幫忙。不要把問題留給下一個同事。使用完畢后，不要忘記將你的原件拿走，否則容易丟失原稿，或走漏信息，給你自己帶來不便。使用QQ禮儀

　　現在很多人的工作都在QQ上完成，那在QQ上有哪些值得我們注意的禮儀呢？

　　有一個QQ使用的禮儀給大家分享下：

　　公司新來的女同事在幾家餐館訂餐，發現不好吃，于是在公司群里告知大家，以后都不要到這家餐館訂餐。這本來也是件好事，但是有一位男同事不統一她的觀點，于是在群里反駁了一句。這下可好，兩個人在QQ群里展開一場激烈的口水戰。

　　時間持續了又十幾分鐘，群里沒有了動靜。但是，隨后與這位女同事同一辦公區的同事告知，兩個人私開聊天窗口又接著對罵了一個上午。最后以兩個部門的領導出面勸阻才熄滅這場戰爭。

　　這顯然是不對的。工作時間不能因為個人的恩怨而打擾到別人的工作，而且也不應在上班時間聊私事。個人的事再大也是小事，公司的事再小也是大事。這是每一位職場人士都應該遵守的法則。可見，QQ也是要講禮儀的。

　　QQ禮儀主要包含以下幾個方面：

　　辦公時間不聊私事；不群聊不必要的內容，不發較大的圖片；跟人家QQ溝通的時候，不能太多的寒暄，要直接，明了為好；不能直接發離線文件，這樣不太禮貌；不能不經人家允許就發很大的視頻或者文件；不能發一些不太健康的圖像以表示娛樂，因為這反映你的品味；不明確人家在不在的情況下，就截圖發過去；QQ語言絕對反映你的言行，所以不要認為不重要；一定要懂得回復人家的留言。

　　禮儀就在細節中體現你是否尊重別人！在日常辦公活動中，一定不要忽略現代網絡溝通交流工具的使用禮儀。

　　職場新式禮儀之電子郵件禮儀介紹

　　職場人士都應該講究關于電子郵件的禮儀，別讓電子郵件出笑話，電子郵件是職業信件的一種，而職業信件中是沒有不嚴厲的內容的`，公司都崇尚信譽，把握時機及合作分工，信仰顧客至上，著重與顧客的溝通，已達成促銷、增產與盈利的目的。但我們常忽視了有關電子郵件的禮儀，一些邋遢懶散的習慣，不僅會引起員工的竊笑，更容易在顧客面前鬧笑話。

　　基于多年在職場的經驗，總結了受歡迎郵件的寫法，供大家參考。

　　一、標題要提綱挈領，切忌用詞含糊不清。

　　添加郵件主題是電子郵件和信箋的不同之處，在主題欄里用短短的幾個字概況出這跟個郵件的內容，便于收件人衡量郵件的輕重緩急，分別處理。

　　尤其是回復的信件，要注意添加，或者更換郵件的主題，最好寫上來自XX公司，年，月，日等方便對方一目了然和便于儲存。

　　二、忌不寫稱呼

　　許多人寫郵件一上來就直接說事情，給人的感覺是“你應該知道我是誰”；有時至多用個“你好”這些都是不禮貌的做法。

　　正確的做法是：如果對方有職位要稱呼職位（姓氏+職位）；如果不清楚職位，可用姓氏+先生/小姐。當然十分熟悉的情況下，可以用雙方都習慣的稱呼方式，而這種情況僅限于非正式郵件。值得注意的是，通常用“您好”比用“你好”更有禮貌，除非確定自己是上級或長著。

　　三、忌亂用稱呼

　　比較忌諱的是有些人管所有人都叫經理。普通員工當然高興了。但是會冒犯比經理職位高的人。

　　通常稱呼他人可省去“副”字，但盡量不要跳級，更不可給人降級，例如對方是副經理，可以稱呼“姓氏+經理”；但不要稱呼“姓氏+總”；而如果對方是副總裁，則不可稱呼對方為經理或總經理。

　　四、忌全文使用英文大寫字母

　　這樣寫郵件太強勢，甚至暗示寄件人懶得使用標準的文法，這還是種文字溝通方式，遵守尺度的文書規范是一種職業禮貌。

　　五、理清回復的內容

　　比如有位女士收到過這樣一封郵件，其中包括了輾轉收送的十二個人之姓名，他其實沒有必要知道這些訊息。

　　留意回答題目的技巧，當回件答復題目的時候，最好只把相關的題目抄到回件，然后附上謎底。也不要僅僅以“是的”二字回復，那樣太生硬了。而且讓讀的人摸不著頭腦。

　　六、忌人名不排序

　　收件人（包括抄送人）若為一個以上，不論在郵件地址位置，正文位置，還是附件內，均需要排序。

　　職場新式禮儀之電子郵件禮儀

　　最講禮儀的方式是按照職務高低排序，同樣職位按姓氏字母順序排，不了解職位時可以按照字母順序排，但重要郵件不建議這樣做，尤其是重要客戶。

　　七、忌不分段

　　有的人整篇郵件從頭至尾寫成一大片，象小說一樣，給人眉目不清晰的感覺，不想看下去，從而自然影響處理的效率。

　　推薦的方式是，盡量在一個顯示頁面完成全文，一段一個核心意思，然后空行寫第二段；如果說的事項較多，建議加上序號，但一次最好不超過三項，否則不容易記住。

　　當然，如果能根據收件人的具體情況調整字號大小、字體樣式等，則為最佳。例如對方均是五十多歲的領導，可以適當調大字號，以便對方閱讀，從而也提高了回復效率。

　　八、忌不感謝

　　有些人沒有感謝的習慣，而這往往是郵件回復率低的一個主要原因。不論是尋求合作、請教問題、請人幫助，還是只是告知，都可以感謝對方的善意或配合。即便是領導命令對方與自己合作，說句感謝只能表明自己有修養；更何況自己請對方幫忙呢。

　　九、忌不署名

　　不署名，言外之意，對方應該能從郵件地址判斷出自己是誰，或者“不用那么客氣”，而這樣做會給對方造成很多不便，也較影響辦事效率，想打電話溝通具體事宜時，還需要再查找。

　　發件人切忌以自我為中心，自認為了解對方的圈子，其實不然，有時真的不知道是誰發來的郵件（更不用說現在有那么多酷極了的網名），耽誤了事情。

　　署名是尊重對方也是尊重自己、宣傳自己的方式。而且最好事先設置好簽名檔，附上自己所有方便的聯絡方式，一勞永逸。

　　互聯網的時代，發郵件將會越來越頻繁，所以把握郵件禮儀是職場新式禮節的必修課。加入不懂使用禮節，會讓人反感和討厭，使自己的形象收到損害，層次下降。

　　商務信件及電子郵件禮儀

　　商業信件分類

　　所有客戶往來的商業信件要在對方的名字前面加上其職務稱謂，如“王博士”、“李經理”等。信件的結尾包括自己的聯系方式和日期。公司內部的其他書面文檔也要保持簡潔扼要、通俗易讀。每個公司對內部的信件交流格式有自己的一套規范，但我在這里不是要討論“辦公室備忘錄”的，雖然它是員工之間最常見的書面溝通方式。我們這里要關注的是公司與外部書面溝通的方式和內容，不包括法律文件和合同。

　　商業信件主要分為以下幾類：介紹信、推薦信、稱贊信、投訴信、解決商業糾紛的信函、要求信和拒絕信等。

　　1.推薦信

　　往往是推薦一個人申請學校或工作，里面的內容要包括你和對方的關系，你認識對方的時間長短，用例子來說明他的特征，例如你要說這個人勤奮，那么舉一個例子來說明這點。離職前，我總習慣請老板或與我共事的同事寫一份推薦信。個人的推薦信或者提名信是贏得下次工作的有力工具。

　　2.稱贊信

　　如果你滿意對方的產品或服務，寫一封稱贊信。雖然很多人不會這么做，但這是和對方建立良性關系的開端。如果你很滿意餐廳經理的服務，那么寫一封稱贊信給他的上司，一方面你對他職業的發展有很大的幫助，另一方面和他建立好關系，今后能繼續接受他的優質服務。所以這類利己利人的信件，大家應該愿意寫，常常寫，因為這能帶來雙贏。

　　3.投訴信

　　首先，投訴信要寫給這個組織的最高的領導。其次，避免用情緒化的詞語，要對事不對人。在投訴信的第一段，先將事由作客觀的總結，讓對方明白寫信的目的。之后講一些具體的事實，例如發票號碼、事情發生時間和地點。投訴信也要盡量保持對對方的鼓勵性的態度，例如“我知道貴餐廳的服務很有名，我也常常是因為餐廳的服務而前來用餐，我想這個服務員的服務并不能代表整個餐廳的服務水平”等文字。投訴信最難寫，可如果寫的是“服務水平”，對方會比較心平氣和地處理這個投訴。最后的一段是你對解決問題的建議，不要很離譜很貪心，要合理。如果對方賣給你的貨，在使用一周后壞了，可以提議退貨、換新的，或在規定時間內修好。最后一句話應該是鼓勵性的，例如“我相信貴公司的服務是高水平的，也希望這件事情能夠合理解決，今后我們還可以繼續合作”

　　4.解決業糾紛的信函

　　因為各種原因，在我們購買完某商品后，我們常常需要和對方討個減價，或要求賠償、退貨。在商業糾紛信中應附有購買商品的收據復印件，讓對方可以在自己的文件中追溯。商業糾紛信的內容要簡單明了。

　　5.要求信

　　要求信的內容包括要求對方開機票，或將某份文件寄給你等。這類信主要包括對方需要的最基本信息即可，不需其他太多文字。

　　6.拒絕信

　　商務往來中的拒絕信是一個建立自己品牌、宣傳自己的機會。要強調的重點不是對方不適合你，而是雙方互相不適合。還要保持一個開放的心態，表示我們仍有興趣與你合作，如果今后有機會，可以繼續探討合作的可能及合作方式。

　　書面溝通優點

　　1.一目了然：白紙黑字能使所有參與方對于所討論的論題、事實根據和結論，以及達成的共識一目了然，并保持跟進直至工作完成。當討論的結果被記錄下來、經詳細商討并最終寫在紙上時，投機取巧的人就沒有施展拳腳的空間了。

　　2.書面跟進：能準確及時地記錄事項進程、討論內容以及行動細則，并充當了作為每個工作項目歷史檔案的功能。例如：我要協調團隊完成一項銷售任務，時間非常有限，離規定的完成日期不遠，此時準備一份書面備忘錄給我的隊員、主管以及合作伙伴，將使我更加清楚采取什么步驟，如何對每個人進行跟進。它促使每個人共同關注一件事、說同一種語言，以及清楚哪些已經做完，還有哪些需要做。最后，書面跟進能保證論功行賞。能確保分辨出哪些人履行了承諾，哪些人因及時完成了工作而得到肯定。

　　3.充當意見不和、起爭端時的證明：沒有人是完美的。毫無疑問，每一個工作項目都面臨特殊的挑戰，不管這種挑戰是運籌上的還是人際關系上的。書面記錄能幫人關注于事實而不是感受，或其他個性和工作風格上的差異，并以合理的方式解決意見不和以及爭端。

　　使用電子郵件的禮儀

　　1、撰寫與發送

　　（1）在地址欄虛準確無誤地鍵入對方的郵箱地址，并簡短地寫上郵件主題，以使對方對收到的信息先有所了解，在消息板塊上撰寫時，應遵照普通信件或公文所用的格式和規則。

　　（2）可以嘗試在撰寫電子郵件時，先在脫機狀態下撰寫，并將其保存到發件箱中。然后在準備發送時再連接網絡。這樣可以盡量避免郵件編輯、發送的錯誤。

　　（3）不可隨便發送無聊、無用的垃圾郵件，以免導致阿絡擁擠和影響他人正常工作；對于他人所發來的并要求轉發的連環電子郵件，一定要給予拒絕。

　　（4）盡量避免發送涉及工作機密內容的郵件，也不可將本人郵箱的密碼隨便透露給他人。

　　2、接收與回復

　　（1）應定期打開收件箱查看有無新郵件，若有新郵件應及時回復，因為特殊原因未能及時回復的郵件在回復中應向對方致歉。

　　（2）尊重他人的隱私權，對于別人發給自己的信件不可隨意轉發。

　　3、定期整理

　　（1）定期整理電子郵箱，對于已經無用的信件給予及時刪除。以免有新郵件而接收不到。