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會計電算化畢業論文
摘要：在網絡經濟時代,會計電算化已成為當前會計工作的主要工具,是提高工作效率,運用計算機技術代替手工記賬的基本方式。但由于各方面的原因,我國的會計電算化在人們的思想上、法制上、軟硬件上及安全措施等方面卻存在著諸多問題。本文在研究我國企業會計電算化現狀及存在問題基礎上,有針對性地提出了解決問題的對策和措施。
關鍵詞：會計電算化
我國的會計電算化工作起步較晚,從20世紀70年代末才開始,經歷了嘗試階段、自發發展階段和有組織、有計劃地穩步發展階段,到目前的管理型會計軟件發展階段。在這多年的發展過程中,已取得了長足的進步,商品化、通用化的財務軟件得到了廣泛的應用。已經通過財政部認可的軟件就有40多種,加上各省財政部門認可并使用的,總計達200多種,再加上各企事業單位自行開發的,更是不勝枚舉。許多會計軟件的開發已經走向專業化、商品化、社會化的軌道,但同時我們還應看到我國目前會計電算化的普及程度還很低,約80%的企業還處在手工記賬階段的實際情況下,這就迫切要求大多數企、事業單位實施會計電算化。從已經實現會計電算化單位的經驗教訓及將要實施電算化的單位來看,在開展會計電算化工作的過程中筆者認為應充分注意以下幾方面的問題。
一、會計電算化進程中存在的主要問題
(一)尚未充分認識到電算化的重要性。
我國電算化事業起步較晚,人們的思維觀念還未充分認識到電算化的意義及重要性。多數單位電算化應用于代替手工核算,僅僅是從減輕會計人員負擔、提高核算效率方面入手,根本未認識到建立完整的會計信息系統對企業的重要性,使現有會計提供的信息不能及時、有效地為企業決策及管理服務。同時,在軟件更新及硬件投入等方面支持力度不夠,更不用說建立企業內部局域網以及注冊自己的網站,根本沒能利用信息技術優勢來提高企業運作效率。
(二)會計軟件通用性差、集成化程度低。
近幾年不少財務軟件廠商基本是一套軟件使用于不同類型、不同規模的用戶,對行業特征和單位的核算特點考慮不夠,導致不少施行電算會計的單位,仍要會計人員做大部分的輔助工作,致使一些企業對會計電算化處于觀望之中。我國會計電算化軟件的應用暴露出一些難以克服的弱點,如系統初始化工作量較大,系統體積大, 企業難以增加自己所需要的功能等等,而僅就會計電算化系統看,其材料、工資等各核算子系統之間又彼此分隔,缺乏會計數據傳輸的實用性、一致性和系統性。另外,一個公司購買的會計軟件是不能與從另一個公司購買的其他軟件聯系在一起的,結果會計電算化系統往往獨立于其他子系統,無法進行數據交換、信息共享和控制管理,不能與企業內其它管理子系統(庫存、銷售、人事等)集成融為一體,很難形成整個企業管理信息系統。
(三)數據保密性、安全性差。
很多時候,財務上的數據,是企業的絕對秘密,在很大程度上關系著企業的生存與發展,但幾乎所有的軟件系統都在為完善會計功能和適應財務制度大傷腦筋,卻沒有幾家軟件認真研究過數據的保密問題。例如成都某公司計算機被盜,內存價值百萬元的資料而無任何加密防范措施,該公司的損失已遠遠超出了計算機本身的價值。而有些軟件所謂的加密,也無非是對軟件本身的加密,防止盜版,不能真正起到數據的保密作用,安全性上,更是難如人意,系統一旦癱瘓,或者受病毒侵襲, 或者突然斷電,很難恢復原來的數據。
(四)會計電算化檔案管理制度不完善。
由于許多單位實行會計電算化時間短,對會計電算化檔案的組成內容不甚了解,缺乏管理經驗,造成存儲會計檔案的磁盤和會計資料未能及時歸檔,已經歸檔的內容不完整。沒有及時制定相應的會計電算化檔案保管人員職責,從而造成會計檔案被人為破壞和自然損壞,乃至單位會計信息泄密。會計數據盤的備份和清理不規范。實行會計電算化后,應及時備份硬盤數據,并且每次備份不少于兩套,分兩地存放，按時清理磁盤備份,每年至少進行一次清除過期數據。但一些單位對會計數據備份管理未形成制度,隨意性大,一旦會計電算化系統出現故障,會計數據將無法恢復。
(五)應用會計電算化后,會計制度沒有作相應的修改。
現行的財務會計制度主要是以手工核算為基礎的,應用會計電算化后,從賬戶設置、賬戶登記方法和賬務處理程序到會計工作的組織、會計系統設計、內部控制的方式和會計檔案的保存介質和方法都發生了變化,因此必須根據會計電算化的特點,財務會計制度做出相應的修改。由于會計電算化的運用是近幾年才開始的,大多數單位把主要精力放在軟件使用上,財務會計制度的滯后影響了會計電算化的發展。
(六)會計軟件的開發沒有考慮國際化。
隨著世界經濟日趨全球化,對外貿易不斷增加,國際間的交流合作不斷增強,而我國財務軟件還不具備有多國語言、多種貨幣處理能力,而且在會計核算和財務管理方面有些不符合國際慣例和國際會計準則等。還有更深層次的會計文化問題,使得我國會計軟件不能夠滿足現代跨國企業經營和企業集團化發展的需要。
(七)會計人員計算機業務素質偏低。
目前,不少單位的電算化人員是由過去的會計、出納等經過短期培訓而來,他們在使用微機處理業務的過程中往往很多是除了開機使用財務軟件之外,對微機的軟硬件知識了解甚少,一旦微機出現故障或與平常見到的界面不同時,就束手無策,即使廠家在安裝會計軟件時都作了系統的培訓,但一些從未接觸過計算機的會計人員入門還是很慢,而且在上機時經常出現誤操作,一旦出錯,可能就會使自己很長時間的工作成果付諸東流,使系統數據丟失,嚴重的導致系統崩潰。
二、對策及建議
(一)提高人們對會計電算化的思想及理論認識。
會計電算化,顧名思義就是電子計算機在會計工作中應用的簡稱,就是把以電子計算機為代表的現代化數據處理工具和以信息論、系統論、控制論、數據庫以及計算機網絡等新興理論和技術應用于會計核算和財務管理工作中,以提高財會管理水平和經濟效益,進而實現會計工作的現代化。我們應當而且是必須認識到會計電算化不僅改變了會計核算方式、數據儲存形式、數據處理程序和方法,擴大了會計數據領域,提高了會計信息質量,而且改變了會計內部控制與審計的方法和技術,因而推動了會計理論與會計技術的進一步發展完善,促進了會計管理制度的改革,是整個會計理論研究與會計實務的一次根本性變革。
(二)建立一個通用統一的財務軟件協議,并與市場細分相結合。
財務軟件協議可以規定相同的數據接口(譬如輸入輸出數據庫名稱、格式、類型、字段名稱等),或者規定公共的轉換接口,使不同的數據可以相互轉換,以被識別、被接受,這樣不同軟件系統下的數據可以直接使用,不必再作處理,這樣可降低對操作員的要求,也可使不同系統實現數據共享。建議按農業、工業、商業、外貿、金融、行政機關、科研單位的特點,分別開發設計出適用這些行業的不同的通用會計電算化軟件,如銀行的流動資產、施工企業的產成品等,分別根據其行業不同或客戶需求設計出不同的模塊。
(三)為了保證會計信息的真實、完整和安全要建立必要的防護措施。
在財務軟件中增加安全功能,建立預防病毒的安全措施及必要的技術防護措施。會計電算化軟件各層數據處理應層層設防,在軟件功能上增加必要的提示功能、檢驗功能和限制功能,要防止操作失誤造成數據破壞,操作人員進入系統要設置口令和密碼,以防無關人員非法進入。在系統中應建立起操作日志,記錄所有人員對系統所做的操作,包括操作的時間、操作人員姓名、操作內容等,這樣一旦出現問題,可以依據操作日志所提供的線索,對有關人員進行核查。為了防止病毒的.侵襲,要堅持使用正版軟件,不能使用盜版或來路不明的軟件,對外來的軟盤要先進行病毒檢測,方可在計算機中使用，在計算機中裝入防病毒軟件,這樣在開機時進行時實控制,對硬盤進行病毒檢測,及時發現并殺死病毒;定期備份數據和文件;不打開和閱讀來歷不明的電子郵件等。此外,要建立必要的技術防護措施。為了防止非法用戶和黑客的侵入,可以通過設置防火墻、采用身份識別系統等技術防護措施,將非法用戶拒之網絡之外,面對重要商業秘密泄密的問題,可以對軟件的重要信息采用加密技術,以防重要信息在傳輸過程中被泄露。
(四)要做好電算化會計檔案管理工作。
隨著我國會計電算化事業的不斷發展,應做好會計電算化會計檔案的管理工作,使其發揮更大、更好的作用。為了更有效地做好電算化會計檔案管理工作,我們必須根據電算化會計檔案的特點,分別做好會計檔案的收集、保存、利用等方面的工作。所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內如一個會計年度,把計算機系統中的所有會計數據拷貝(備份)存儲到磁性介質或光盤上,從而脫離于原計算機系統的會計檔案。還要做好電算化會計檔案的管理與保存工作,由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的,根據這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應準備雙份即采用AB備份法進行數據的備份,并且每份上要注明形成檔案時的時間與操作員姓名,存放在兩個不同的地點,以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。同時還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。電算化會計檔案的利用,即電算化會計檔案的調閱。在長期開展會計電算化的過程中,隨著軟件系統的不斷升級,我們所調閱的會計檔案會有下述兩種情況,即所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號一致或不一致。前一種情況只需將所需調閱的檔案通過電算化軟件系統中的檔案調閱(或數據恢復)功能進行調閱即可，后一種情況只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統,然后再進行調閱。
(五)建立一致的會計電算化協議。
應由相關的上級組織部門協調各單位情況,提供一個適應大多數單位情況的會計電算化協議,各單位遵照執行,使各單位有共同的工作方式。同時,企業管理電算化軟件的良好運行,不僅需要具有豐富實踐經驗的財會人員有效應用系統,還需要生產技術人員、企業管理人員以及企業高層領導參與和配合,特別注意企業管理電算化各子系統之間的有機銜接,以保證數據的共享。
(六)使系統開放并使軟件具有國際水準。
這就要加強自身軟件的更新和完善,使得我國會計軟件能夠滿足現代跨國企業經營和企業集團化發展的需要;研究如何從我國會計文化的傳統出發,兼顧西方會計文化,開發出適應全球范圍的會計軟件。
(七)培養復合型的會計人才,適應會計電算化工作的要求。
會計電算化要求財會人員不僅應掌握扎實的會計知識和技能,還應對計算機和財務管理知識有比較深刻的了解。只有掌握了比較豐富的管理知識,才能根據本單位的自身特點,利用電算化會計的特點,為單位預測、決策和控制等管理工作服務。因此,在各單位實行會計電算化的過程中,更應注意培養會計--計算機--管理型的復合型人才,以促進會計電算化的順利發展。
總之,會計電算化的施行大大提高了會計信息處理的速度和準確性,為用戶提供及時準確的會計信息,有助于加強管理,提高企業的競爭力，能有效的減輕會計工作人員的負擔,使他們能從簡單復雜而又枯燥的記賬算賬中解放出來,以更多的精力從事更主要的管理和決策工作,從而提高了會計人員的地位,使會計的兩個主要分支--財務會計和管理會計能更有效地互相結合,互相補充,充分發揮各自的職能等等。
但如果我們對會計電算化工作中存在的上訴問題不重視或不及時解決,將嚴重阻礙我國會計電算化在會計實踐中的作用和發展;如果重視并及時解決了這些問題,它必然會促進我國會計電算化向更深更遠層次的發展,最大程度地提高會計工作水平和會計信息的質量,更好地為提高各級企事業單位現代化管理水平和提高經濟效益服務。
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