嚴格檔案管理制度

時間：2023-10-22 09:11:44 制度我要投稿

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嚴格檔案管理制度通用

　　在當今社會生活中，很多情況下我們都會接觸到制度，制度泛指以規則或運作模式，規范個體行動的一種社會結構。什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編為大家收集的嚴格檔案管理制度通用，僅供參考，歡迎大家閱讀。

嚴格檔案管理制度通用

嚴格檔案管理制度通用1

　　為標準學校的檔案治理和有效地使用檔案，特制定本檔案治理制度：

　　1、辦公室在學年之后裝訂好文件、通知檔案；年度考核之后的資料存檔；其它資料的存檔。

　　2、教育處每期工作規劃和總結存檔；“六仔細”檢查資料的歸檔；普九資料的歸檔；教研活動資料的歸檔；其它有關資料的歸檔；

　　3、德育處每期的紀律衛生檢查資料歸檔；班級評比、評優選好的資料歸檔；德育活動歸檔；班主任工作筆記、規劃的歸檔；其它相關資料的歸檔。

　　4、后勤處相關資料按時分類存檔。

　　5、團總支每期的'活動資料歸檔；組織學生社會實踐活動的資料歸檔；組織建立歸檔；其它相關資料的歸檔。

　　6、每部門的檔案應做到條理清楚、分類明確、裝訂標準。

　　7、各類通知、文件應先送到辦公室，然后分發到各部門。

　　8、部門的各種資料聘準時歸類裝訂存檔。

嚴格檔案管理制度通用2

　　第一章總則

　　第一條為標準企業境外檔案治理，維護國家利益和企業合法杈益，滿意境外資產監管需要，依據《中華人民共和國檔案法》和有關法律法規，制定本方法。

　　其次條本方法適用于中華人民共和國境內企業作為投資主體或母公司在境外設立的全資企業、控股企業、工程部、辦事機構等(以下統稱境外單位)的檔案工作。

　　第三條本方法所稱的境外檔案是指境外單位在研發、生產、經營、治理或工程合作等活動中形成的，具有保存價值的各種形式的文件材料。

　　第四條境外檔案工作應當在遵循所在國家或地區法律法規的根底上，本著有利于維護國家利益和企業合法權益、有利于工作、有利于保密、有利于應對突發大事的原則，以企業資產關系為紐帶，實行統一領導、統一治理，確保境外檔案完整、精確、有效、系統和安全。

　　第五條投資主體或母公司在設立境外單位時應當在公司章程或協議中明確檔案歸屬、流向、使用、移交等事項，確保中方權益。

　　其次章治理職責與人員

　　第六條各級檔案行政治理部門依據職責負責境外檔案工作的監視、指導;外交部和我駐外使領館根據工作職責，結合實際狀況，為境外檔案的應急治理供應必要幫助;國家商務主管部門、進展改革部門、國有資產監視治理部門應當將境外檔案工作納入境外投資、資產、合作工程治理內容;海關為境外檔案出入境供應通關便利，境外檔案出入境制度由國家檔案局會同海關總署共同制定并實施。

　　第七條投資主體或母公司負責本企業境外單位檔案工作監視、指導。

　　第八條境外檔案工作應當有明確的分管領導、歸口治理部門、專職檔案人員。

　　第九條境外檔案工作主要內容：

　　(一)編制檔案工作進展規劃和年度工作規劃;

　　(二)制定文件材料歸檔和檔案治理制度;

　　(三)指導文件材料形成、積存、整理和歸檔工作;

　　(四)負責檔案收集、整理、保管、鑒定、統計、利用和信息化等工作;

　　(五)組織檔案宣傳、培訓、討論和業務溝通工作;

　　(六)負責境外檔案移交工作。

　　第十條境外檔案治理人員應當具備相應的檔案專業學問和技能，定期承受檔案業務培訓;一般選用中方員工。

　　第十一條境外單位工作人員有愛護境外檔案的責任和義務。崗位變動時，應當準時辦理文件材料移交手續，并清退借閱未還的檔案。

　　第三章文件材料的形成與歸檔

　　第十二條境外單位文件材料形成、積存、整理和移交工作應當納入業務工作流程，納入業務工作或工程規劃，納入業務部門職責范圍和業務人員崗位責任制，納入考核體系和獎懲制度。

　　第十三條境外文件材料歸檔范圍和保管期限表依據所在國家、地區及中華人民共和國法律法規，結合境外業務實際制定，并報投資主體或母公司審批。資本構造或主營業務發生較大變化的，應當準時修訂完善。

　　第十四條境外文件材料應當根據歸檔范圍準時收集整理，按規定期限向檔案部門移交進展集中治理。任何個人不得將應歸檔的`文件材料據為己有或拒絕歸檔。

　　第十五條歸檔文件材料應當符合如下要求：

　　(一)歸檔文件材料形成符合有關技術標準，完整、精確、系統，使用耐久、牢靠的記錄載體和記錄方式

　　(二)歸檔文件材料為原件;因故無原件的，將具有憑證作用的復制件歸檔并作出說明。

　　(三)電子文件與其元數據一并歸檔，文件格式符合電子文件歸檔和電子檔案治理有關要求。

　　(四)非紙質文件與其文字說明一并歸檔;外文文件材料若有中文譯文的，應當一并歸檔;沒有中文譯文的，譯出標題和名目后歸檔。

　　(五)歸檔文件材料一般一式一份;重要的、利用頻繁的和有特地需要的可適當增加份數。

　　第十六條治理、建立工程、設備儀器、科研開發、產品及業務、會計、人事等各類文件材料，參照國內同類文件材料的歸檔時間并結合境外業務實際定期歸擋。

　　歸檔文件名目在歸檔完成后1個月內報投資主體或母公司備案。

　　第十七條境外單位業務信息系統應當具備電子文件歸檔治理功能，符合電子檔案治理要求。

嚴格檔案管理制度通用3

　　一、檔案保密制度

　　1、嚴守黨和國家有關保密工作規定，杜絕以各種形式泄露檔案材料中有關保密的內容。

　　2、各類檔案材料必需指定政治上牢靠，工作責任心強的專（兼）職人員進展集中治理。

　　3、嚴禁私自將檔案資料帶出檔案室，需保密的檔案資料的借閱，必需履行審批手續。

　　4、經批準銷毀的檔案材料和不需要歸檔的材料，應指定專人進展銷毀，不得當廢紙處理。

　　5、檔案工作人員要嚴守工作崗位，堅持下班、外出時仔細清理、存放好檔案和關窗、落鎖制度。

　　6、檔案人員一旦發覺檔案材料有喪失狀況時，要準時向有關領導和部門報告，實行措施進展查找，并追查責任。

　　二、立卷歸檔制度

　　1、凡學校工作中形成的具有保存價值的文件材料，均由各部門進展收集、整理、立卷、歸檔，并按有關規定向檔案室移交，任何部門和個人不得占為己有或擅自處理。

　　2、學校檔案室的歸檔時間：文書、會計檔案材料每年五月份進展立卷歸檔；教學、學籍檔案材料每學年完畢后立卷歸檔。科技檔案、基建、科研檔案和設備、儀器檔案材料均在工作完畢后和設備、儀器安裝試用后立卷歸檔。

　　3、學校檔案分為永久、30年、10年三個保管期限。

　　4、卷內文件應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果；發文應有定稿、印本、附件；來往文書應有請示、批復；處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處分結果。

　　5、卷內文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批復在前，懇求在后。各類案卷均要填寫卷內名目。卷內文件要編寫張次號。歸檔的文件材料要字跡清晰，紙質優良、簽署完備。不準用鉛筆、園珠筆和復寫紙書寫，并撤除卷內金屬物。

　　6、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有、問題、名稱，能反映卷內文件內容，政治上無誤，文詞上簡明準確。封面填寫要字跡工整清潔。

　　7、文件材料歸檔后，檔案人員應本著便于保管、便利利用的原則對案卷進展必要的加工整理、編目、登記和統記，做到排列有序，并按年月和保管期限編號。

　　8、歸檔文件名目分保管期限裝訂并編制名目。

　　三、檔案保管制度

　　1、檔案庫房需保持相宜溫濕度，適時通風降溫。

　　2、檔案庫房須安裝防盜門，防盜窗和雙保險鎖，庫房照明必需使用白熾燈。

　　3、嚴禁在庫房吸煙，嚴禁存放易燃易爆物品用其他物品。對庫內照明線路要定期檢查，發覺問題，準時搶修，防止短路引起火災。

　　4、做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。

　　5、要堅持定期對檔案資料進展檢查、清理、核對工作，如發覺問題，馬上向領導報告，對破損或褪變檔案應準時進展搶救處理。

　　6、檔案庫房要常常清掃，保持清潔，嚴禁將有害物質帶入庫房。

　　7、檔案室治理人員進出檔案室應順手關門，非檔案治理人員未經許可不得隨便入內。

　　四、檔案查閱制度

　　1、積極開展檔案的利用工作，改善效勞態度，提高效勞質量，滿意各方面的查檔需求，充分發揮檔案在社會主義兩個文明建立中的'作用。

　　2、檔案人員要熟識家底，了解需求，把握規律，做到主動、準時、精確供應利用。

　　3、本單位工作人員查閱其所屬業務檔案，需經辦理登記手續后，方可查閱并有責任準時將查閱檔案利用效果反應給檔案室。

　　4、凡外單位查檔者必需持有該單位的介紹信，注明查檔內容和用途，履行登記手續，經有關領導同意的方可查閱。

　　5、檔案一般不許外借，確因工作需要經有關領導同意，辦理借閱手續，方可借出。但必需按期歸還。如超過規定時間還需借用，應辦理續借手續。

　　6、凡查、借閱者對所查借閱的檔案材料，應確保安全、完整，不得撕毀、拆卷、劃線、打圈、涂改、剪頁、水濕、煙燒，以保證檔案的完好無損。

　　7、利用者必需遵守保密規章，所查、借閱的檔案材料，未經有關領導同意，不準復制、拍照和對外公布。凡摘抄的有關檔案材料，用后一律交檔案室保存。

　　8、借閱歸還檔案時，檔案治理人員必需當面清點。

　　9、如遇借閱人員將檔案喪失，應準時報告檔案室，寫出書面材料，利于實行補救措施。

　　五、學校檔案的鑒定、銷毀和移交制度

　　1、學校檔案室應按上級教育行政部門和檔案治理部門關于檔案鑒定的規定，仔細做好檔案的鑒定工作。

　　2、失去保存價值的檔案，可提出銷毀意見，并填寫銷毀清冊，報學校領導和上一級檔案治理部門審批前方可銷毀。

　　3、銷毀時應指定二人監銷，并在銷毀清冊上簽字，方可執行銷毀。

　　4、檔案專（兼）職人員因工作變動，需辦移交手續時，應將全部檔案材料清點后，交予新的負責檔案工作的專（兼）職人員。

　　5、交接檔案材料必需嚴格履行手續，有關人員簽字，并注明交接時間，案卷數目等，以備查考。

嚴格檔案管理制度通用4

　　教學檔案是教學實踐和教學討論過程中形成的重要文獻材料。加強教學檔案治理，收集整理并逐年積存教學資料和教學檔案，為學院工作準時精確供應所需要的資料、數據，是教學工作的重要組成局部。為加強教學檔案，特制定本制度。

　　一、治理體制

　　（一）教學檔案分為院、系、室三級治理，教務處為一級治理，系為二級治理，教研室與試驗室為三級治理。

　　（二）各部門要有一名領導分管檔案工作，教務處配備一名專職檔案人員擔當檔案治理工作。各系檔案治理由教務干事兼管，教研室與試驗室檔案治理由主任或副主任兼管。專兼職檔案治理人員統一治理本部門、本系統的教學文件，并由教務處統一向學院檔案室移交檔案。

　　二、檔案工作范圍

　　（一）檔案工作包括有關教學的各類檔案及相關資料的接收、整理、分類、鑒定、統計、裝訂、保管。

　　（二）各部門負責的歸檔范圍如下：

　　教務處歸檔范圍

　　1、上級教育主管部門下達的指令性、指導性文件，規劃、規定及各種規章制度、方法等。

　　2、教師業務檔案；學生檔案。

　　3、綜合性教學文件材料：本部門產生及制定的各種教學制度、規定、方法、條例、教師與試驗技術人員根本狀況及工作量和教學工作的.各種統計表等。

　　4、教學、教材等方面的材料：專業教學規劃、課程教學大綱、課程授課規劃、各類課程表，教師任課安排等，有關專業設置、規劃、建立、評估、教改方案，總結。各系各專業教材(含自編教材)使用名目，教材征訂申請表、教材帳、卡、清單，教材建立材料，課程的試題庫、試卷庫等。

　　5、學籍治理方面的材料：有關學生名冊、成績、學籍及有關變更材料等。

　　6、教學過程監控材料：教學運行文件、教學信息反應材料及分析、總結材料，教學檢查資料，教學座談會記錄，教學紀律，教學調度方面的材料等。

　　7、教育討論方面的材料：有關教學質量、教學改革的研討、規劃、總結、調查表、教學論文等材料。教育科研課題和教學改革工程立項、驗收等有關材料，優秀教學成果獎評定的有關材料等。

　　8、實踐教學方面的材料：試驗教學大綱、規劃、課表，試驗指導書；實習(包括根底訓練、熟悉實習、生產實習、專業訓練、畢業實習)規劃、大綱、實習指導書、實習講義，校外實習協議書；課程設計、畢業設計的題目、規劃；試驗室及實習基地建立規劃、論證、合同、評估、設立及各實踐教學環節的總結和各類統計表等。

　　9、教學設備治理及維護方面的材料：設備購置規劃、批復、合同、論證材料、設備帳目、清單、卡片，報廢規劃、帳目，大型周密儀器及大中小型計算機檔案，設備維護規劃、帳目，有關設備治理等方面的總結和統計報表等。

　　10、教學、教學設備經費方面的材料：經費預算、決算、規劃執行過程中產生的各種統計報表、總結表。

　　系歸檔范圍

　　1、上級與本系、部有關的各種文件、規劃、規定、方法等。

　　2、本系(部)產生的各種文件、規劃、規定、方法、總結與統計報表、人員考核等。

　　3、各類教學文件

　　專業教學規劃、課程教學大綱、學期授課規劃、試驗指導書、課程設計大綱、課程設計任務書、課程設計指導書、試驗實習大綱、實習指導書、畢業設計大綱、畢業設計任務書、畢業設計指導書；課程設計、畢業設計的原始資料。

　　教學檢查制度和執行記錄、教學聽課制度和執行記錄、對畢業的跟蹤調查記錄、系領導聽課記錄。學風建立規劃與實施記錄、試驗實訓建立規劃。設備治理制度、設備使用臺帳、校外實訓基地協議。

　　人才市場需求調查和分析(調查原始表格、分析報告)、專業建立指導委員會成立的文件、聘書、成員職稱復印件，及其會議記錄。

　　其它有關教學討論和教學改革方面的資料。

　　教研室歸檔范圍

　　1、上級與本教研室有關的各種文件、規劃、規定、方法等。

　　2、教研室產生的各類教學材料：教學規劃、方案、大綱；教學改革方案；教學與試驗授課規劃、試題庫、試卷庫；有關實踐教學(包括實習、課程設計、畢業設計)規劃、大綱、講義、學生畢業設計(論文)；自編教材；教研活動記錄；有關教學的各種規劃、閱歷總結、考核、質量分析、教學狀況的檢查、狀況調查及統計表等。

　　試驗室歸檔范圍

　　1、上級與本試驗室有關的各種文件、規劃、規定、方法等。

　　2、試驗室產生的各類教學材料：試驗教學規劃、課表、教學或試驗大綱、教材或試驗指導書、試驗卡片、試驗報告；設備運行記錄、修理記錄；試驗室建立規劃、試驗日志；有關試驗教學的各種考核、質量分析、總結、統計報表等。

　　（三）歸檔時間：按學年度歸檔在次年6月底前歸檔，按度歸檔的檔案在每年寒假以前歸檔。

　　三、檔案治理

　　（一）檔案的分類、編號、裝訂、保管期限按國家教育部《高等學校檔案工作標準》執行，分為永久、長期(15年以上至30年)、短期(15年以下)三種。

　　（二）檔案的查閱、摘錄、復制等要按制度執行，應辦理借閱手續。

　　（三）專兼職檔案人員要仔細執行有關檔案治理規定，仔細履行好自己的職責。

　　（四）要盡快實現教學檔案的計算機標準化治理。

嚴格檔案管理制度通用5

　　一、分管領導職責

　　1、分管領導負責機關檔案工作的全面領導，確保學校檔案工作的宏觀建立，努力提高檔案工作科學治理水平，確立檔案為學校和部門效勞思想。

　　2、把檔案工作列入學校議事日程，納入目標治理，定期討論、檢查、催促，確保完成檔案工作任務。

　　3、依據檔案事業進展規劃和工作要求，支持、解決檔案治理工作中所需的人力、財力、物力。

　　4、關懷檔案室和檔案工作人員的'工作、學習，表揚和嘉獎作出奉獻的檔案人員，以促進、提高檔案人員的政治、業務素養和工作積極性。

　　二、檔案治理人員職責

　　1、宣傳貫徹《檔案法》及黨和國家有關檔案工作的方針、政策和規定，喜愛檔案工作，努力學習檔案專業學問，不斷提高業務水平。

　　2、建立健全檔案工作制度，規劃草擬本學校檔案工作規劃和治理制度，并仔細貫徹執行。

　　3、按規定做好文書檔案的工作和平常的歸檔工作。

　　4、集中統一治理本學校全部檔案，做好各類檔案及有關資料收集、整理、鑒定、統計工作。

　　5、熟識本學校室藏檔案，積極開展檔案的利用工作，熱忱接待查檔人員，按規定辦理借閱手續，留意把握利用效果的收集，編制必要的檢索工具和參考資料。

　　6、仔細做好庫房治理，維護檔案的完整、安全。

　　7、開展檔案行政執法檢查，對違反《檔案法》的行為予以制止，并準時向領導匯報，提出處理意見。

　　8、完成領導和上級檔案部門交辦的有關檔案業務工作。

　　三、兼職檔案人員職責

　　1、嚴格遵守相關檔案法律法規，幫助專職檔案員在學校開展檔案法律法規學習宣傳活動，增加全體教師歸檔意識。

　　2、仔細參與學校年度文件材料歸檔等檔案業務活動，留意收集本部門工作所產生的檔案材料，依照分類隨時歸入有關卷夾盒內。

　　3、每學期末根據要求對本部門所收集的檔案進展整理、裝訂，并向檔案室移交。

嚴格檔案管理制度通用6

　　1、財務檔案包括：原始憑證、記賬憑證、手工賬薄、財務報表、納稅申報表及稅務相關資料、各種票據領購使用登記薄、財務人員移交清單及交接登記薄、財務軟件計算機拷貝磁盤或光盤、各種經濟合同、工程本錢資料、資產評估報告、借款合同及抵押登記合同、驗資報告、審計報告、已作廢的各種票據、已使用完的各種票據存根、各項內部審計報告等。

　　2、每月的原始憑證、記賬憑證應在每月賬務完成納稅申報后，由會計人員協同會計主管人員整理、裝訂，并登記編號入庫治理。對于財務報表、納稅申報資料、手工賬薄、各種登記薄、移交清單等在年終賬務完后整理裝訂入庫;對于計算機拷貝磁盤或光盤在拷貝后即刻納入檔案治理;對于其他財務資料應當入庫保管的，但依據工作需要臨時保管在不同會計人員手中，但對于非常重要的資料也應先辦理入庫手續，然后由相關財務人員根據正常借閱手續借出，以明確責任，保證財務資料的安全。

　　3、建立“財務檔案登記薄”，每項財務檔案歸檔前，由主管人員確定檔案的分類，根據不同的檔案類別分別編號登記治理，由檔案治理人員和會計主管人員在登記薄上簽字(蓋章)。

　　4、建立“財務檔案調閱、借閱登記薄”，財務部門內部需要查閱檔案的，需由檔案治理人員伴隨查閱;需要復印財務資料的，必需由財務負責人批準，由檔案治理人員負責復印;財務部門以外的人員原則上不能直接查閱財務檔案資料，如有特別需要，確需查閱、復印財務資料的，必需經財務負責人批準，并且在“財務檔案調閱、借閱登記薄”上登記

　　5、財務資料只能保存在公司范圍內，不能帶出公司。除了財務部門內部工作需要以外，不能借閱給其他人員。如有司法機關工作人員因執法需要調閱或借閱公司財務資料的.，根據國家法律規定，必需出具正式的“幫助執行通知書”或“判決書”等法律文件以及工作證件，并由財務負責人批準后，根據以上手續辦理借閱、調閱。

　　6、財務檔案的保管根據《檔案法》及《會計根底工作標準》的規定執行。假如超過規定的保管時間需要銷毀的，應上報財務中心并建立“財務檔案銷毀清冊”，在保管人員、主辦會計及財務負責人共同監視下銷毀，“銷毀清冊”作為財務檔案保管;其中未清債權債務雖超過期限也不得銷毀。

　　7、財務檔案治理人員及其他財務人員不得擅自公布財務資料;不得擅自銷毀、涂改、偽造財務檔案;不得擅自供應、抄寫、復制財務檔案;不得損毀、分散、喪失財務檔案;如發生以上狀況，應對當事人進展嚴厲處理，對公司造成損失的，應擔當經濟賠償責任;情章嚴峻，違反國家法律的，依法移送檢查機關追究法律責任。

　　8、行政部門應為財務檔案的治理供應必需的條件。

　　9、財務負責人應定期或不定期檢查財務檔案治理狀況;集團財務中心定期對分支機構的財務檔案治理狀況進展檢查;內部審計財務檔案治理狀況作為審計重點，確保財務檔案的科學治理。