打電話與接電話禮儀

打電話與接電話禮儀

　　通話是現(xiàn)代社會最常見的一種交際方式。它是運用電話等現(xiàn)代通訊工具進行交往， 具有快捷、方便的特點。盡管不是面對面地交談， 卻能讓人迅速獲得信息， 及時進行溝通。

　　在公務(wù)活動中， 使用通話交流情況、溝通信息、商洽問題、答復(fù)事項， 是一種最普遍的工作手段。通話包括打電話和接聽電話。不論是使用普通電話還是移動電話， 都要遵守一定的禮儀規(guī)范。

　　學(xué)會通話可以樹立良好的電話形象。如果缺乏電話使用常識， 沒有掌握通話的技巧和禮儀規(guī)范， 就會影響公務(wù)活動的開展， 甚至損害機關(guān)單位的形象。

　　怎樣打電話？

　　“誰不會打電話？”也許你會發(fā)出這樣的疑問。打電話確實是一種最常見的交際方式。但是要正確掌握打電話的方法， 還是需要注意一些問題的。

　　1、時間選擇。

　　公務(wù)通話一般要在辦公時間內(nèi)進行， 不要在下班之后打， 更不能在深夜、凌晨及午休、用餐、公休假時間打， 除非有特別緊急的事情。如果是撥打國際長途電話， 要注意時差， 不要擾人清夢。要掌握通話的時間， 一般不宜過長， 以不超過五分鐘為好。如果要通話較長時間， 最好用面談的方式。如果只能通話， 必須征詢對方是否方便， 否則就要另約時間聯(lián)系。

　　2、表述得體。

　　通話表述要符合禮儀規(guī)范， 不能高調(diào)門， 語驚四座； 口氣謙恭有禮， 熱情、溫和、親切、自然。語速適中， 過快了容易讓人聽不清楚， 產(chǎn)生匆忙應(yīng)付的感覺； 慢條斯理， 拿腔拿調(diào)， 也容易引起人的反感。

　　3、舉止得當(dāng)。

　　打電話要輕拿輕放， 不要急不可耐， 一遇到無法接通的情況就表現(xiàn)得很不耐煩， 甚至甩話機。電話接通后， 要等鈴聲響過六遍后， 確信對方無人接聽， 才掛斷話機。通話時不要抱著電話四處走動； 仰坐、斜靠、歪躺或趴在桌上通話都是不適宜的。通話時也不要吃東西、抽煙、喝水、翻報紙雜志，甚至與旁邊的人閑聊。

　　4、注意環(huán)境。

　　打電話要注意周圍環(huán)境。移動電話不要在嘈雜的大街上、一些公共場所通話。辦公室打電話， 要避免談話聲、嬉笑聲、咳嗽聲。如果有急事， 可以先“整頓”一下通話環(huán)境， 待安靜下來再撥通電話。

　　怎樣接電話？

　　接電話要注意以下禮儀：

　　1、及時接聽。

　　電話鈴聲一響， 要及時接聽， 不要慢騰騰地任由鈴聲響個不停。一般在聽到完整的鈴聲響后接起電話。同時響起電話， 要先接起一個， 詢問對方是否介意接聽另一個電話， 征得同意后才能接聽另一個電話。不要同時接聽兩個電話。

　　2、文明應(yīng)答。

　　接聽電話要做到有問必答， 依問作答。鈴聲響起， 要拿起話筒問候?qū)Ψ剑?并自報家門：

　　“你好！ 這里是xx（ 單位） ” 或“你好！ 我是xx”， 或者詢問對方： “你好！ 請問找哪位？” 如果要找的人不在， 最好告訴對方不在的原因， 或告訴對方聯(lián)系方法。一般不宜用“ 你是誰”、“ 你找誰”、“有什么事”之類的話發(fā)問。與對方通話， 要盡量每問必答，但不要答非所問， 東拉西扯， 大聊其天。對方交談內(nèi)容結(jié)束要即時道別， 說聲“再見”。

　　3、做好記錄。

　　公務(wù)電話通常需要做記錄。平時要做好通話記錄準(zhǔn)備， 電話記錄簿或記錄用紙、筆要準(zhǔn)備好， 不要通話后放下聽筒， 再找紙筆。遇到聽不清楚時， 可以請求對方重復(fù)一遍， 特別是對一些重要內(nèi)容和涉及時間、地點、數(shù)量等， 最好加以核實， 避免記錯。

　　4、一些特殊電話的接聽。

　　對打錯電話的， 不要大聲斥責(zé)對方， 要接受對方的道歉， 說聲“ 沒關(guān)系” 后掛機。對一些難纏的電話， 要學(xué)會說“不”， 設(shè)法擺脫對方的糾纏， 委婉而堅決地拒絕對方的請求。對一些諸如“你猜猜我是誰”、“想知道我在干什么嗎”之類的“謎語” 電話， 可以用“別讓我猜謎了”、“ 我正忙著”、“我還有一些急事要做呢”之類的話加以應(yīng)對。

　　打電話與接電話禮儀 1

　　打電話

　　打電話是通聯(lián)禮儀的一個主要內(nèi)容。撥打電話的人是發(fā)話人，是主動的一方，而接聽電話的一方是受話人，是被動的一方。因而在整個通話過程中，撥打電話的人起著支配作用，一定要積極塑造自己的完美的電話形象。

　　在打電話時，必須把握住通話的時間、內(nèi)容和分寸，使得通話時間適宜、內(nèi)容精煉、表現(xiàn)有禮。

　　時間適宜

　　把握好通話時機和通話長度，即能使通話更富有成效，顯示通話人的干練，同時也顯示了對通話對象的尊重。反之，如果莽撞地在受話人不便的時間通話，就會造成尷尬的'局面，非常不利于雙方關(guān)系的發(fā)展。如果把握不好通話時間，談話過于冗長，也會引起對方的負(fù)面情緒。

　　內(nèi)容精煉

　　打電話時忌諱通話內(nèi)容不著要領(lǐng)、語言啰嗦、思維混亂，這樣很容易引起受話人的反感。通話內(nèi)容精煉簡潔是通話人的基本要求。

　　(1) 預(yù)先準(zhǔn)備

　　在撥打電話之前，對自己想要說的事情做到心中有數(shù)，盡量梳理出清晰的順序。做好這樣的準(zhǔn)備后，在通話時就不會出現(xiàn)顛三倒四、現(xiàn)說現(xiàn)想、丟三落四的現(xiàn)象了同時也會給受話人留下高素質(zhì)的好印象。

　　(2)簡潔明了

　　電話接通后，發(fā)話人對受話人的講話要務(wù)實，在簡單的問候之后，開宗明義，直奔主題，不要講空話、廢話，不要啰嗦、重復(fù)，更不要偏離話題，節(jié)外生枝或者沒話找話。在通話時，最忌諱發(fā)話人東拉西扯、思路不清，或者一廂情愿地認(rèn)為受話人有時間陪自己聊天，共煲“電話粥”。

　　表現(xiàn)有禮

　　撥打電話的人在通話的過程中，始終要注意待人以禮，舉止和語言都要得體大度，尊重通話的對象，并照顧到通話環(huán)境中其他人的感受。

　　接電話：

　　接聽電話的人雖然處于被動的位置，但是，也不能在禮儀規(guī)范上有所松懈。撥打電話過來的人可能是你的上級，可能是合作方，也可能是對你很有幫助的友人，因此，受話人在接聽電話時，要注意有禮和得體，不能隨隨便便。

　　當(dāng)本人接聽打給自己的電話時，應(yīng)注意及時接聽并謙和應(yīng)對，無論對方地位尊卑，都要待人以禮。

　　及時接聽

　　電話鈴聲響起，要立即停下自己手頭的事，盡快接聽。不要等鈴聲響過很久之后，才姍姍來遲或者讓小孩子代接電話。一個人是否能及時接聽電話，也可從一個側(cè)面反映出他的待人接物的誠懇程度。

　　一般來說，在電話鈴聲響過三遍左右，拿起話筒比較合適。“鈴聲不過三聲”是一個原則，也是一種體諒撥打電話的人的態(tài)度，而且鈴聲響起很久不接電話，撥打電話的人也許會以為沒有人接而掛斷電話。如果接電話不及時，要道歉，向?qū)Ψ秸f“抱歉，讓您久等了”。

　　謙和應(yīng)對

　　在接電話時，首先要問候，然后自報家門，向?qū)Ψ秸f明自己是誰。向發(fā)話人問好，也有向發(fā)話人表示打來的電話有人接聽的意思。自報家門是為了確認(rèn)自己是否是發(fā)話人真正要通話的對象。

　　在私人住所接聽電話時，為了安全起見，可以不必自報家門，或者只向?qū)Ψ酱_認(rèn)一下電話號碼來確定是否對方找對了人。即使對方錯撥了電話，也不要勃然大怒，口出穢語，而要耐心解釋。

　　在接聽電話時，要聚精會神，認(rèn)真領(lǐng)會對方的話，而不要心不在焉，甚至把話筒擱在一旁，任憑通話人“自言自語”而不顧。

　　分清主次

　　其一，電話鈴聲一旦響起，接電話就成為最緊急的事情，其他事情都可以先放一邊。接聽電話時，不要再與旁人交談或者看文件、吃東西、看電視、聽廣播等。即使是電話鈴聲響起的時候你忙著別的事，在接聽電話時也不要向打電話來的人說電話來得不是時候。

　　其二，有時候確實有無法分身的情況，比如自己正在會晤重要的客人或者在會議中間，不宜與來電話的人深談，此時可以向來電話的人簡單說明原因，表示歉意，并主動約一個具體的雙方都方便的時間，由自己主動打電話過去。一般來說，在這種情況下，不應(yīng)讓對方再打過來一次，而應(yīng)由自己主動打過去，尤其是在對方打長途電話的情形中。約好了下次通話的時間，就要遵守約定，按時打過去，并向?qū)Ψ皆俅伪硎厩敢狻?/p>

　　其三，如果在接聽電話的時候，適逢另一個電話打了進來，切忌不要中斷通話，而要向來電話的人說明原因，要他不要掛斷電話，稍等片刻。去接另一個電話的時候，接通之后也要請對方稍候片刻或者請他過一會兒再打進來，或者自己過一會兒再打過去。等對方理解之后，再繼續(xù)方才正接聽的電話。

　　打電話注意事項

　　1、電影院、嚴(yán)肅音樂會、舞蹈演出等嚴(yán)禁手機鈴聲干擾

　　如果是觀看電影、聽嚴(yán)肅音樂會、看舞蹈演出等，嚴(yán)禁手機鈴聲干擾。通常情況下，應(yīng)當(dāng)關(guān)機。因為即便是鈴聲設(shè)置為振動，也不宜拿起來接聽或者突然站起來走到門外去。

　　2、在醫(yī)院也應(yīng)將鈴聲調(diào)到靜音，同時不宜接聽電話

　　到醫(yī)院去探訪病人，要提前將手機鈴聲調(diào)到振動上，以免影響病人休息。如果在探訪過程中有人來電，盡量不要接聽，等探訪完畢后再打回去。如果實在有急事，接聽電話聲音盡量要輕，同時力求簡短。

　　3、公務(wù)拜訪、宴請中不宜撥打、接聽電話

　　公務(wù)或商務(wù)拜訪他人、宴請客人時都不宜撥打、接聽電話。拜訪和宴請都是一種隆重的禮節(jié)，所以行為上就要顯得非常尊重對方。拜訪他人、宴請客人時還在與會場外的人交流交談，會讓人感覺不受尊重。

　　4、到別人家做客也不能老打電話

　　到別人家做客，是侵入到了別人的私人領(lǐng)地，所以就不能為所欲為。如果不停地?fù)艽�、接聽電話，會讓主人難堪。

　　5、就餐中別對著餐桌打電話

　　參加宴會或與人一起進餐時，不能對著餐桌打電話，要離開餐桌。如果是茶話會，或者不方便離開餐桌，則要側(cè)轉(zhuǎn)身子，用手遮擋一下，防止唾沫濺到飯菜上。

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